Se você já comprou mercadoria em excesso ou deixou faltar aquele produto que seus clientes mais buscam, sabe que essas práticas resultam em diversos problemas para o negócio, como a contração de dívidas e a perda do controle financeiro. Por esses motivos, é importante fazer um planejamento de compras eficiente.

Esse processo ajuda a evitar as situações apresentadas, otimizando o controle do estoque, o uso do orçamento e a saúde financeira da empresa. Além disso, ele pode ser utilizado de forma estratégica, alinhado com ações de marketing e vendas, impulsionando os resultados do negócio.

Pensando nisso, listamos 7 dicas para fazer um planejamento de compras eficiente e garantir a otimização desse processo no seu negócio. Confira!

1. Tenha um processo estruturado

O primeiro passo para realizar o planejamento de compras é determinar um processo para que ele seja realizado de forma eficiente. Dessa forma, é preciso levantar quais atividades e informações são necessárias para a tomada de decisão. Isso inclui:

– histórico e previsão de vendas;
– comportamento de demandas;
– periodicidade de compra;
– orçamento do setor;
– definição de fornecedores;
– ferramentas de análise e gestão.

O ideal é que antes de tomar decisões sobre os produtos que devem ser comprados, quantidades, fornecedores e periodicidade, uma análise de diferentes informações seja feita. Isso vai ajudar a otimizar o processo e, por isso, falaremos mais sobre elas nos próximos tópicos.

2. Monitore periodicamente seus estoques

Para realizar previsões de venda e determinar o planejamento de compras da empresa, é importante ter um processo de monitoramento do estoque do negócio. Esses dados ajudam a compreender a rotatividade de cada item, bem como a curva ABC do mix de produtos.

Sendo assim, é possível utilizar o histórico de reposição do estoque para determinar tendências, padrões e previsões mais corretas para o futuro das vendas de mercadorias, contribuindo para um planejamento de compras eficiente. Para isso, é importante que a gestão de documentos seja segura e bem estruturada, evitando falhas.

Nesse processo, também é importante considerar fatores externos, como mudança no comportamento de compras de cada item do mix de produtos do público-alvo e ações de marketing da empresa. Entre elas, campanhas de lançamento, descontinuidade ou incentivo de itens específicos.

3. Contrate fornecedores de confiança

Outra prática para garantir um planejamento de compras eficiente é a contratação de fornecedores de confiança. Procure empresas parceiras, com experiência de mercado e garantias de cumprimento dos acordos realizados — como prazo, preço, qualidade dos produtos e condições de entrega.

Isso é importante para evitar problemas como atrasos, devoluções por erros ou danificação de produtos, não recebimento de compras ou até mesmo alterações nos valores acordados. Tudo isso resultaria em dores de cabeça desnecessárias para toda a equipe.

Neste sentido, a escolha do fornecedor deve ser estratégica, não apenas baseada no menor preço oferecido. O ideal é avaliar a empresa antes de fechar contrato, buscando mais informações sobre seu serviço e produtos.

4. Acompanhe as tendências do mercado

Como falamos, é necessário considerar as tendências identificadas nas vendas da empresa, bem como do mercado, para determinar um planejamento de compras que se adéque a elas.

Ao identificar um produto que está em declínio de vendas entre os consumidores, na empresa e no segmento, é importante planejar uma compra que siga essa linha, evitando que seu estoque fique parado e o negócio perca dinheiro.

Além disso, avaliar as tendências permite identificar novos produtos que façam sentido para o público e podem representar oportunidades de investimento. O direcionamento otimizado do orçamento gera mais retorno para a empresa e, consequentemente, lucratividade.

5. Alinhe a estratégia com as demais áreas do negócio

Uma prática que aumenta o acerto das decisões de compras de mercadorias é consultar as demais áreas do negócio que impactam no resultado de vendas dos produtos, ou seja, marketing e vendas.

Esses três times podem trabalhar em conjunto para minimizar perdas e otimizar a lucratividade do negócio, bem como aumentar a satisfação dos consumidores da empresa. Para isso, é preciso que suas estratégias estejam alinhadas.

O ideal é que o planejamento de compras seja feito baseado nas análises de previsão do histórico de giro de estoque, bem como nas previsões de vendas e resultados do plano de ações de marketing e vendas. Considere campanhas específicas que podem impulsionar os resultados de itens específicos.

6. Seja realista em suas previsões

Outra dica importante para otimizar seu planejamento de compras é ser realista em suas previsões de vendas, mesmo que elas não representem um cenário positivo ou atinjam os objetivos do negócio. Isso é importante para evitar compras desnecessárias ou incorretas, gerando todos os prejuízos e problemas abordados neste artigo.

Para isso, é importante manter histórico de vendas e giro de estoque detalhado. Informações das saídas diárias de cada mercadoria facilitam a compreensão de sua importância para o negócio, bem como a elaboração de projeções e cálculos que contribuem para o planejamento de compras.

O mais indicado para realizar essa atividade é um sistema automatizado, que evita erros que comprometem a segurança dos dados — como funcionários que se esquecem de incluir informações.

7. Utilize um sistema ERP especializado

Não é novidade que a tecnologia tem ajudado diversas empresas na otimização de seus processos, sendo o planejamento de compras um deles. Para isso, é preciso adotar um software ERP (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais, em português).

Essa solução permite que o time responsável pelo planejamento de compras, bem como por outras funções da gestão do negócio, otimizem diversas funções e processos. Entre eles estão controle de estoque, cálculo de previsões e, até mesmo, o envio de pedidos aos fornecedores.

Um benefício que o ERP oferece é a possibilidade de integrar o sistema da área de compras com as demais áreas do negócio. Assim, o acesso a informações de vendas e marketing é facilitado, mantendo uma boa comunicação interna.

Fica evidente que um planejamento de compras eficiente é fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa. Nesse sentido, adotar novas tecnologias e práticas que melhoram a execução dessa atividade deve ser visto com um investimento de alto retorno.

Fonte: http://blog.compila.com.br/planejamento-de-compras/


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